Prompt ChatGPT viết Báo cáo Năng suất & Hiệu quả Cải tiến (Kaizen Report)

Mục tiêu: Giúp bạn viết báo cáo Kaizen hoặc Improvement Report chuyên nghiệp, gồm đầy đủ các phần: vấn đề, nguyên nhân, giải pháp, kết quả và bài học. Prompt này giúp ChatGPT mô phỏng đúng cấu trúc mà các doanh nghiệp đang dùng trong hệ thống Lean – TPM – ISO – 5S.

Prompt dành cho đối tượng nào

• Nhân viên hoặc nhóm cải tiến đang triển khai hoạt động Kaizen, 5S, TPM, Lean.
• Trưởng nhóm, tổ trưởng hoặc cán bộ kỹ thuật muốn tổng hợp kết quả cải tiến hàng tháng.
• Chuyên gia tư vấn năng suất – chất lượng cần báo cáo kết quả dự án cho doanh nghiệp.
• Phòng ISO, năng lượng, hoặc HR cần báo cáo thành tích cải tiến định kỳ.

Prompt chính

Đóng vai chuyên gia năng suất và cải tiến liên tục.
Hãy giúp tôi viết Báo cáo Năng suất & Hiệu quả Cải tiến (Kaizen Report) theo cấu trúc chuẩn sau:
- Tên dự án / đề tài cải tiến: "{tên đề tài}"
- Khu vực thực hiện: "{phòng ban / dây chuyền / xưởng}"
- Thời gian thực hiện: "{từ tháng/năm đến tháng/năm}"
- Nhóm thực hiện: "{họ tên và bộ phận}"
- Vấn đề ban đầu: "{mô tả ngắn gọn}"
- Mục tiêu cải tiến: "{chỉ tiêu định lượng cụ thể}"
- Nguyên nhân gốc rễ: "{liệt kê theo 5 Why hoặc Fishbone nếu có}"
- Giải pháp thực hiện: "{các biện pháp cụ thể}"
- Kết quả đạt được: "{số liệu hoặc nhận xét định lượng}"
- Bài học kinh nghiệm: "{đúc kết hoặc khuyến nghị}"

Yêu cầu:
1. Cấu trúc báo cáo gồm 7 phần:
   1️⃣ Giới thiệu đề tài  
   2️⃣ Mục tiêu cải tiến  
   3️⃣ Phân tích nguyên nhân  
   4️⃣ Giải pháp thực hiện  
   5️⃣ Kết quả định lượng  
   6️⃣ Bài học & Duy trì  
   7️⃣ Kết luận
2. Có thể chèn bảng “Trước cải tiến – Sau cải tiến”.
3. Giọng văn khách quan, kỹ thuật, ngắn gọn.
4. Dài 600–800 từ, phù hợp dùng trong báo cáo năng suất.
Ngôn ngữ: tiếng Việt.

Mẹo để prompt hiệu quả hơn

• Thêm lệnh “viết theo phong cách trình bày A3 Report (Kaizen Sheet)”.
• Đưa số liệu cụ thể (thời gian, năng suất, tỷ lệ lỗi…) để ChatGPT tính % cải thiện.
• Yêu cầu “tạo bảng Before/After” để dễ chèn vào slide hoặc báo cáo ISO.
• Thêm yêu cầu “đề xuất hành động duy trì & nhân rộng sau cải tiến”.
• Nếu là dự án năng lượng, thêm “ước tính lượng điện hoặc CO₂ giảm được”.

⚠️ Những lỗi người dùng hay mắc khi sử dụng prompt này

• Không mô tả vấn đề rõ → ChatGPT không xác định được mục tiêu cải tiến.
• Không cung cấp số liệu → báo cáo chỉ ra kết quả định tính, không có minh chứng.
• Bỏ phần bài học & duy trì → hoạt động cải tiến thiếu tính bền vững.
• Dùng ngôn ngữ cảm tính → báo cáo mất tính kỹ thuật và khó đo lường.
• Không tách rõ “nguyên nhân – giải pháp” → nội dung bị lẫn lộn.

️ Hình minh họa / Ví dụ đầu ra

Ví dụ đầu ra

Ví dụ: Báo cáo Kaizen – “Giảm thời gian chờ khuôn ép nhựa tại xưởng sản xuất HPJ”

1️⃣ Giới thiệu đề tài

Hoạt động Kaizen được triển khai từ tháng 2–5/2025 tại xưởng ép nhựa HPJ. Nhóm mục tiêu gồm 5 thành viên từ bộ phận Sản xuất và Bảo trì, nhằm giảm thời gian chờ thay khuôn – một trong những nguyên nhân chính làm giảm hiệu suất OEE.

2️⃣ Mục tiêu cải tiến

– Giảm thời gian thay khuôn từ 45 phút xuống dưới 20 phút.
– Tăng tần suất sản xuất từ 6 lô/ngày lên 8 lô/ngày.
– Giảm downtime trung bình 12%.

3️⃣ Phân tích nguyên nhân

• Thiếu dụng cụ chuyên dụng cho việc tháo khuôn.
• Không có quy trình thay khuôn chuẩn (SOP).
• Thao tác chưa đồng bộ giữa tổ trưởng và nhân viên hỗ trợ.

4️⃣ Giải pháp thực hiện

• Thiết kế giá treo khuôn và xe đẩy chuyên dụng giúp thao tác nhanh hơn.
• Xây dựng quy trình thay khuôn chuẩn và huấn luyện lại toàn bộ nhân viên.
• Bố trí trước dụng cụ, chốt nhân sự hỗ trợ trước khi dừng máy.

5️⃣ Kết quả định lượng

6️⃣ Bài học & Duy trì

– Chuẩn hóa quy trình thay khuôn bằng bảng SOP dán tại máy.
– Tiếp tục áp dụng cho 3 dây chuyền khác.
– Đưa chỉ số “Thời gian thay khuôn” vào KPI tháng của tổ trưởng.

7️⃣ Kết luận

Dự án Kaizen giúp tiết kiệm 120 phút downtime mỗi ngày và tăng năng suất 15%. Thành công đến từ việc kết hợp cải tiến kỹ thuật và thay đổi thói quen thao tác.
“Cải tiến nhỏ – Hiệu quả lớn – Duy trì bền vững.”

Gợi ý kết hợp với ứng dụng khác

• Excel / Google Sheets: Theo dõi chỉ số trước – sau cải tiến.
• Canva / PowerPoint: Trình bày Kaizen report trong cuộc họp tổng kết.
• Notion: Lưu trữ đề tài Kaizen và đánh giá kết quả theo tháng.
• Miro / FigJam: Vẽ sơ đồ nguyên nhân (Fishbone Diagram) trực quan.
• Gamma: Dựng slide tự động cho báo cáo Kaizen định kỳ.

Kết luận & Hashtag

Prompt này giúp bạn viết Báo cáo Kaizen chuyên nghiệp, có số liệu rõ ràng, cấu trúc chuẩn năng suất và phù hợp cho mọi doanh nghiệp triển khai 5S – Lean – TPM – ISO.

#prompt #chatgpt #kaizen #improvement #productivity #businesswriting #yeucigar #promptlibrary

Bài viết thuộc chuyên mục Thư viện Prompt AI của YeuCigar.com – nền tảng chia sẻ kiến thức và công cụ sáng tạo dành cho người Việt.