Prompt ChatGPT viết Hướng dẫn Vận hành (SOP / Work Instruction) chuyên nghiệp

Mục tiêu: Giúp bạn tạo Hướng dẫn Vận hành (Standard Operating Procedure – SOP) hoặc Work Instruction nhanh chóng, đúng cấu trúc ISO – rõ ràng, dễ đọc, dễ đào tạo. Prompt này hỗ trợ ChatGPT mô phỏng chuẩn quy trình, phân vai và lưu ý an toàn hoặc kiểm soát chất lượng trong từng bước.

Prompt dành cho đối tượng nào

• Phòng ISO, QA, HSE hoặc sản xuất cần soạn quy trình, hướng dẫn thao tác.
• Chuyên viên nhân sự / đào tạo nội bộ muốn tạo tài liệu hướng dẫn công việc.
• Chuyên gia tư vấn ISO hoặc năng suất – chất lượng muốn chuẩn hóa tài liệu khách hàng.
• Doanh nghiệp SME muốn xây dựng hệ thống quy trình chuyên nghiệp và dễ thực hiện.

Prompt chính

Đóng vai chuyên gia ISO và biên soạn quy trình.
Hãy giúp tôi viết tài liệu Hướng dẫn Vận hành (SOP / Work Instruction) chuyên nghiệp với thông tin sau:
- Tên quy trình: "{tên công việc hoặc hoạt động}"
- Mục đích: "{tại sao cần thực hiện}"
- Phạm vi áp dụng: "{bộ phận / khu vực / đối tượng}"
- Trách nhiệm: "{người thực hiện / giám sát / phê duyệt}"
- Tài liệu & thiết bị liên quan: "{danh sách biểu mẫu, máy móc, công cụ}"
- Các bước thực hiện: "{mô tả chi tiết từng bước}"
- Điểm kiểm soát chất lượng / an toàn: "{lưu ý hoặc tiêu chuẩn kiểm tra}"
- Tần suất rà soát / cập nhật: "{thời gian định kỳ}"

Yêu cầu:
1. Viết dạng tài liệu chuẩn ISO gồm 6 phần:
   1️⃣ Mục đích  
   2️⃣ Phạm vi áp dụng  
   3️⃣ Trách nhiệm & Quy định liên quan  
   4️⃣ Nội dung hướng dẫn chi tiết  
   5️⃣ Điểm kiểm soát / An toàn / Chất lượng  
   6️⃣ Biểu mẫu hoặc minh họa (nếu có)
2. Có thể chèn bảng mô tả các bước.
3. Giọng văn rõ ràng, hướng dẫn – không cảm tính.
4. Dài 600–800 từ, dễ áp dụng cho sản xuất hoặc văn phòng.
Ngôn ngữ: tiếng Việt.

Mẹo để prompt hiệu quả hơn

• Thêm yêu cầu “xuất bản dưới dạng bảng SOP có cột: Bước – Mô tả – Người phụ trách – Ghi chú”.
• Nếu là quy trình sản xuất, thêm “chèn biểu tượng cảnh báo an toàn (⚠️) ở bước quan trọng”.
• Nếu cho đào tạo, thêm “tóm tắt 5 lỗi thường gặp và cách phòng tránh”.
• Thêm “gợi ý biểu mẫu đính kèm (form kiểm tra, checklist)”.
• Đưa yêu cầu “tạo phiên bản rút gọn cho bảng hướng dẫn dán tại khu vực làm việc”.

⚠️ Những lỗi người dùng hay mắc khi sử dụng prompt này

• Không mô tả rõ phạm vi áp dụng → SOP bị trùng hoặc chồng chéo.
• Không chỉ định trách nhiệm cụ thể → dễ xảy ra sai sót trong thực hiện.
• Bỏ qua phần an toàn và điểm kiểm soát chất lượng.
• Viết quá dài hoặc mang tính lý thuyết → khó áp dụng thực tế.
• Không cập nhật SOP định kỳ → quy trình lỗi thời, không còn phù hợp.

️ Hình minh họa / Ví dụ đầu ra

Ví dụ đầu ra

Ví dụ: SOP – Quy trình Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm Cơ khí tại Nhà máy Kim Tây A

1️⃣ Mục đích

Đảm bảo tất cả sản phẩm cơ khí được kiểm tra đúng yêu cầu kỹ thuật trước khi xuất kho, ngăn ngừa lỗi chất lượng và khiếu nại khách hàng.

2️⃣ Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho toàn bộ sản phẩm cơ khí tại xưởng gia công và phòng kiểm tra chất lượng (QC).

3️⃣ Trách nhiệm & Quy định liên quan

• QC: Thực hiện kiểm tra kích thước, hình dạng và bề mặt.
• Tổ trưởng sản xuất: Đảm bảo sản phẩm sẵn sàng kiểm tra đúng thời điểm.
• QA Manager: Duyệt kết quả kiểm tra và xác nhận sản phẩm đạt chuẩn.

4️⃣ Nội dung hướng dẫn chi tiết

5️⃣ Điểm kiểm soát / An toàn / Chất lượng

• Kiểm tra dụng cụ đo lường được hiệu chuẩn định kỳ 6 tháng/lần.
• Không thực hiện đo khi sản phẩm còn nóng sau gia công.
• Tất cả sai lỗi phải ghi nhận và phân tích nguyên nhân định kỳ hằng tuần.

6️⃣ Biểu mẫu & Minh họa

– BM-QC-03: Phiếu kiểm tra kích thước sản phẩm cơ khí.
– Hình minh họa: Sơ đồ quy trình kiểm tra & xác nhận sản phẩm đạt chuẩn.
– Tần suất cập nhật SOP: 12 tháng/lần hoặc khi thay đổi sản phẩm.

Gợi ý kết hợp với ứng dụng khác

• Word / Google Docs: Biên soạn và ban hành SOP chính thức trong hệ thống ISO.
• Canva / PowerPoint: Tạo poster SOP trực quan dán tại khu vực làm việc.
• Notion / Confluence: Quản lý các SOP online và chia sẻ nội bộ.
• Excel / Sheets: Tạo danh mục và kế hoạch rà soát định kỳ SOP.
• Gamma: Dựng slide “SOP hướng dẫn thao tác” cho nhân viên mới.

Kết luận & Hashtag

Prompt này giúp bạn viết Hướng dẫn Vận hành (SOP / Work Instruction) chuyên nghiệp, đúng chuẩn ISO, dễ hiểu và dễ đào tạo – góp phần chuẩn hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp.

#prompt #chatgpt #sop #workinstruction #iso #businesswriting #yeucigar #promptlibrary

Bài viết thuộc chuyên mục Thư viện Prompt AI của YeuCigar.com – nền tảng chia sẻ kiến thức và công cụ sáng tạo dành cho người Việt.