Thông tin nhanh về Prompt

• Loại tài liệu: Báo cáo Tổng kết Năm của phòng ban (Annual Department Report).
• Mục tiêu thực tế: Tổng hợp kết quả, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất kế hoạch năm sau.
• Phòng ban áp dụng: Kinh doanh, Marketing, Nhân sự, Vận hành, CSKH, Tài chính, IT…
• Đối tượng sử dụng: Trưởng phòng, quản lý bộ phận, chuyên viên tổng hợp/báo cáo.

Prompt này dùng trong trường hợp nào?

• Khi phòng ban cần báo cáo tổng kết cuối năm gửi Ban Giám đốc.
• Khi bạn phải thuyết trình kết quả năm trong hội nghị tổng kết công ty.
• Khi bạn muốn chuẩn hóa format báo cáo năm để dùng cho nhiều năm về sau.
• Khi muốn kết nối kết quả năm nay với kế hoạch năm sau một cách mạch lạc.

Prompt dành cho ai?

• Trưởng phòng / Quản lý bộ phận: chịu trách nhiệm chính về báo cáo tổng kết năm.
• Chuyên viên tổng hợp / Sales Admin / HR Admin: được giao soạn báo cáo cho trưởng phòng.
• Ban Điều hành: muốn chuẩn hóa cấu trúc báo cáo cho toàn bộ phòng ban.
• Nhân sự chuẩn bị slide tổng kết năm: cần khung nội dung chuẩn để chuyển thành bài thuyết trình.

Prompt chính (copy–paste dùng ngay)

Dán Prompt dưới đây vào ChatGPT và thay các phần trong {...} bằng dữ liệu của bạn.

Bạn là chuyên gia phân tích & tổng hợp báo cáo, am hiểu cách viết Báo cáo Tổng kết Năm cho phòng ban trong doanh nghiệp Việt Nam.

Tôi cần bạn giúp tôi soạn:
- Loại tài liệu: Báo cáo Tổng kết Năm của phòng ban
- Tên phòng ban: {TÊN PHÒNG BAN – ví dụ: Kinh doanh, Marketing, Nhân sự, Vận hành…}
- Năm báo cáo: {NĂM}
- Ngành & bối cảnh doanh nghiệp: {NGÀNH & BỐI CẢNH – ví dụ: phân phối, F&B, dịch vụ, sản xuất, startup…}
- Các chỉ tiêu/kết quả chính trong năm:
  + Doanh thu / sản lượng / chỉ tiêu chính: {SỐ LIỆU TÓM TẮT}
  + Số lượng nhân sự / biến động nhân sự: {SỐ LIỆU (nếu có)}
  + Các chiến dịch / dự án tiêu biểu: {LIỆT KÊ NGẮN}
  + Những thay đổi lớn (quy trình, hệ thống, tổ chức...): {MÔ TẢ NGẮN}

Hãy viết Báo cáo Tổng kết Năm với cấu trúc sau:

1. Giới thiệu chung về phòng ban
   - Chức năng, nhiệm vụ chính
   - Vai trò của phòng ban trong cơ cấu tổ chức

2. Tình hình & bối cảnh năm báo cáo
   - Tóm tắt bối cảnh thị trường/doanh nghiệp trong năm
   - Những thay đổi/chuyển dịch quan trọng ảnh hưởng đến phòng ban

3. Kết quả thực hiện chỉ tiêu
   - Bảng tóm tắt các chỉ tiêu chính (KPI) và mức độ hoàn thành
   - So sánh với mục tiêu đầu năm và năm trước (nếu có dữ liệu)
   - Phân tích ngắn gọn: chỉ tiêu đạt/không đạt & lý do

4. Hoạt động nổi bật & thành tựu
   - Các dự án, chiến dịch, hoạt động tiêu biểu
   - Những kết quả nổi bật, đóng góp cụ thể cho doanh nghiệp

5. Hạn chế, tồn tại & nguyên nhân
   - Những mặt chưa đạt, tồn đọng trong năm
   - Phân tích nguyên nhân: chủ quan, khách quan, hệ thống, nguồn lực…

6. Bài học kinh nghiệm
   - 3–5 bài học chính rút ra trong năm
   - Những điều phòng ban cần duy trì và những điều cần thay đổi

7. Định hướng & đề xuất kế hoạch năm sau (tóm tắt)
   - Định hướng chung
   - Một số mục tiêu trọng tâm
   - Đề xuất về nguồn lực, hệ thống, chính sách… (ở mức khung, không cần chi tiết như kế hoạch riêng)

8. Kiến nghị với Ban Lãnh đạo
   - Các kiến nghị cụ thể (nếu có), dạng bullet

Yêu cầu trình bày:
- Dùng tiếng Việt, văn phong chuyên nghiệp, mạch lạc, phù hợp báo cáo doanh nghiệp.
- Ưu tiên tiêu đề, bullet, bảng để dễ đọc, dễ copy vào Word/Google Docs.
- Hạn chế lý thuyết suông, tập trung số liệu, phân tích, nhận định thực tế.

Nếu thiếu thông tin, hãy đặt tối đa 5 câu hỏi ở cuối báo cáo để tôi có thể bổ sung.

Giải thích cấu trúc Prompt

• Phân tách rõ “Kết quả – Hạn chế – Bài học – Định hướng”: đây là các phần bắt buộc trong hầu hết báo cáo tổng kết năm ở doanh nghiệp Việt Nam.
• Kết quả gắn với KPI: tránh kiểu báo cáo “kể chuyện”, tập trung đánh giá theo chỉ tiêu đo lường.
• Bài học & kiến nghị: giúp báo cáo không chỉ là “nhìn lại” mà còn mở đường cho năm sau.
• Nhấn mạnh vai trò phòng ban: giúp người đọc hiểu phòng ban đóng góp thế nào trong bức tranh chung.

Gợi ý nâng cấp Prompt

• Yêu cầu AI tạo bản tóm tắt 1 trang (Executive Summary) của báo cáo.
• Đề nghị thêm bảng so sánh theo quý nếu bạn có số liệu Q1–Q4.
• Yêu cầu AI đề xuất 3–5 slide key message để trình bày trong buổi tổng kết.
• Thêm mục “Các câu chuyện điển hình / case study nội bộ” nếu phòng ban có.

Mẹo sử dụng Prompt hiệu quả

• Chuẩn bị trước bảng KPI năm (mục tiêu & thực hiện) rồi dán vào Prompt.
• Nếu thiếu số liệu chi tiết, hãy bắt đầu với bản định tính, sau đó bổ sung số liệu ở vòng chỉnh sửa sau.
• Sau khi có bản nháp, yêu cầu ChatGPT: “Viết lại phần Kết quả & Hạn chế ngắn gọn, rõ ý hơn, giữ số liệu.”
• Để dùng cho nhiều phòng ban, bạn có thể giữ nguyên cấu trúc Prompt và chỉ thay tên bộ phận, KPI, ví dụ.

⚠️ Những lỗi người dùng hay mắc

• Chỉ liệt kê hoạt động, không gắn với KPI hoặc mục tiêu ban đầu.
• Không dám nêu rõ hạn chế & nguyên nhân → báo cáo thiếu tính xây dựng.
• Quên phần bài học & kiến nghị → báo cáo chỉ dừng ở mức “tổng hợp” chứ chưa “phát triển”.
• Để văn phong quá dài dòng, khó đọc, thiếu bullet/bảng.

️ Hình minh họa / giao diện ví dụ

• Screenshot một trang báo cáo tổng kết năm với bảng KPI và phần “Kết quả nổi bật”.
• Hoặc screenshot slide tiêu đề “Báo cáo tổng kết năm {Năm} – Phòng {Tên phòng}”.

Caption gợi ý: “Ví dụ: Báo cáo Tổng kết Năm của phòng ban được tạo từ Prompt này và tinh chỉnh trên Google Docs/Slides.”

Ví dụ đầu ra (mô phỏng)

Ví dụ trích đoạn phần Kết quả thực hiện chỉ tiêu

Trong năm 2025, phòng Kinh doanh đạt doanh thu 185 tỷ đồng, tương đương 97% kế hoạch năm
và tăng 12% so với năm 2024. Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu theo khu vực có sự chênh lệch:
miền Nam đạt 103%, miền Bắc đạt 92%, miền Trung đạt 88%.
Tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng tối thiểu 2 lần/năm đạt 38%, tăng 6 điểm % so với năm trước.

Bảng minh họa KPI tổng kết năm

Gợi ý kết hợp công cụ khác

• Excel / Google Sheets: quản lý và tính toán KPI, biểu đồ doanh thu, biểu đồ so sánh.
• Google Docs / Word: soạn văn bản báo cáo hoàn chỉnh, chèn bảng và biểu đồ.
• PowerPoint / Google Slides / Canva: chuyển báo cáo thành bộ slide cho hội nghị tổng kết.
• Notion: lưu trữ báo cáo nhiều năm, kèm theo ghi chú và tài liệu liên quan.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Không có đủ số liệu KPI thì có dùng Prompt này được không?

Vẫn dùng được. Bạn có thể bắt đầu với phần mô tả định tính (hoạt động, thành tựu, hạn chế),
sau đó bổ sung số liệu dần và yêu cầu AI cập nhật lại báo cáo.

2. Prompt này dùng cho phòng ban nào?

Hầu như mọi phòng ban: Kinh doanh, Marketing, HR, Vận hành, CSKH, IT, Tài chính…
Chỉ cần thay tên phòng ban và loại KPI tương ứng.

3. Có thể chuyển báo cáo này thành bản thuyết trình không?

Có. Sau khi hoàn thành văn bản, bạn có thể yêu cầu ChatGPT:
“Hãy tạo outline 10–15 slide từ báo cáo này.” để chuyển sang PowerPoint/Canva.

4. Báo cáo này phù hợp để gửi cho ai?

Phù hợp để gửi cho Trưởng bộ phận, Ban Giám đốc, HĐQT hoặc sử dụng trong hội nghị tổng kết năm toàn công ty.

Kết luận & Hashtag

Báo cáo Tổng kết Năm không chỉ là tài liệu “kể lại những gì đã làm”,
mà còn là cơ hội để phòng ban nhìn lại – học hỏi – đề xuất cho chặng đường tiếp theo.
Với Prompt ChatGPT ở trên, bạn có thể xây dựng một bản báo cáo mạch lạc, có số liệu,
có phân tích và có định hướng, thay vì chỉ dừng lại ở liệt kê hoạt động.

Hashtag gợi ý:
#PromptAI #ChatGPT #YeuCigar #BaoCaoTongKetNam #AnnualReport #PhongBan #ThuVienPrompt

Thư viện Prompt AI –

Bộ sưu tập prompt ChatGPT và các công cụ AI khác trên Yêu Cigar

ứng dụng thực tế, giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.