Prompt ChatGPT viết email nhắc thanh toán lịch sự, chuyên nghiệp
Mục tiêu: Giúp bạn soạn email nhắc thanh toán đúng mực, rõ ràng và hiệu quả mà vẫn giữ thiện cảm với khách hàng. Prompt này tạo sẵn các phiên bản theo mức độ nhắc nhở khác nhau (nhẹ nhàng → nhắc lại → cứng rắn lịch sự), kèm chủ đề email và lời kêu gọi hành động cụ thể.
Prompt dành cho đối tượng nào
- Doanh nghiệp, kế toán công nợ, bộ phận CSKH cần nhắc thanh toán đúng hạn.
- Freelancer/agencies muốn nhắc phí dịch vụ nhẹ nhàng mà vẫn chuyên nghiệp.
- Chủ cửa hàng online cần mẫu thư tiêu chuẩn hóa cho nhiều khách hàng.
- Nhân sự mới, cần khung thư có sẵn để không “quá cứng” hoặc “quá mềm”.
Prompt chính
Đóng vai một chuyên viên tài chính - kế toán phụ trách công nợ, am hiểu văn hóa doanh nghiệp Việt Nam.
Viết 3 mẫu email nhắc thanh toán cho khách hàng theo 3 cấp độ:
- Cấp 1: Nhắc lịch sự trước hạn hoặc vừa quá hạn 1–3 ngày.
- Cấp 2: Nhắc lại chuyên nghiệp, đưa mốc hạn mới rõ ràng.
- Cấp 3: Cứng rắn nhưng tôn trọng, nêu bước tiếp theo nếu chưa phản hồi.
Thông tin để cá nhân hóa (hãy chèn vào nội dung):
- Tên khách hàng/đơn vị: {tên khách hàng}
- Mã hóa đơn/đơn hàng: {mã hóa đơn}
- Số tiền: {số tiền} {đơn vị tiền tệ}
- Hạn thanh toán: {hạn thanh toán}
- Phương thức thanh toán: {phương thức} (VD: chuyển khoản, thẻ)
- Người phụ trách liên hệ: {tên + số điện thoại/email}
- Hôm nay: {ngày hiện tại}
Yêu cầu:
- Mỗi mẫu gồm: Dòng chủ đề (Subject) + Nội dung email (xưng hô phù hợp) + CTA rõ ràng + Chữ ký.
- Giữ giọng điệu lịch sự, tích cực, giải pháp; tránh gây căng thẳng.
- Có 1 biến thể tiếng Anh ngắn gọn cho cấp 2 (song ngữ tiêu đề hoặc đoạn mở đầu).
- Cuối cùng, tạo 1 mẫu email xác nhận đã nhận tiền (cảm ơn + biên nhận).
- Ngôn ngữ chính: tiếng Việt, chuẩn mực, dễ đọc.Mẹo để prompt hiệu quả hơn
- Điền đủ biến {mã hóa đơn}, {số tiền}, {hạn thanh toán} để email có sức nặng.
- Thêm điều khoản thanh toán trong hợp đồng nếu cần: “theo HĐ số {…}, điều {…}”.
- Nêu rõ các phương thức thanh toán và thông tin chuyển khoản ngay trong email.
- Đặt deadline cụ thể (ngày/giờ) và đề xuất phản hồi nếu có vướng mắc.
- Lưu “mẫu cấp 1 → 2 → 3” thành quy trình, gửi theo mốc thời gian cố định.
⚠️ Những lỗi người dùng hay mắc khi sử dụng prompt này
- Không cá nhân hóa nội dung → email chung chung, dễ bị bỏ qua.
- Thiếu CTA cụ thể (thanh toán ở đâu, khi nào, liên hệ ai).
- Giọng văn quá cứng ngay từ lần đầu → ảnh hưởng quan hệ khách hàng.
- Không đính kèm/nhắc lại hóa đơn → khách khó tra cứu để thanh toán.
- Gửi giờ “nhạy cảm” (tối muộn/cuối tuần) → tỷ lệ phản hồi giảm.
️ Hình minh họa / Ví dụ đầu ra
Ví dụ đầu ra
Subject (Cấp 1): Nhắc thân thiện về hóa đơn {mã hóa đơn} – hạn {hạn thanh toán}
Nội dung: Kính gửi {tên khách hàng},
Theo hóa đơn {mã hóa đơn} với số tiền {số tiền}, hạn thanh toán là {hạn thanh toán}.
Anh/Chị vui lòng sắp xếp thanh toán theo {phương thức}. Nếu cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ {tên + số/ email}.
Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Anh/Chị.CTA: Vui lòng phản hồi xác nhận hoặc thông tin thời điểm chuyển khoản.
Ứng dụng mở rộng
Biến prompt này thành một quy trình nhắc công nợ tiêu chuẩn: cấp 1 (trước hạn/ mới quá hạn), cấp 2 (sau 5–7 ngày), cấp 3 (sau 10–14 ngày). Thêm các biến thể cho từng nhóm khách hàng (doanh nghiệp/ cá nhân; nội địa/ quốc tế) để tối ưu tỉ lệ phản hồi. Bạn cũng có thể dùng prompt để tạo SMS/nhắn Zalo chuẩn mực khi cần thao tác nhanh.
Gợi ý kết hợp với ứng dụng khác
- Gmail/Outlook Templates: Lưu 3 mẫu cấp độ vào “Templates” để chèn nhanh.
- Excel/Google Sheets: Theo dõi danh sách hóa đơn, cột “Cấp nhắc” và “Phản hồi”.
- Notion/CRM: Gắn email vào hồ sơ khách hàng; tạo nhiệm vụ follow-up tự động.
- Calendar: Đặt lịch nhắc gửi cấp 2/cấp 3 theo dòng thời gian.
- Zapier/Make: Khi quá hạn trong Sheet → tự động gửi email mẫu + gắn tag “overdue”.
Kết luận & Hashtag
Với prompt này, bạn có thể nhắc thanh toán mạch lạc, lịch sự và giữ được thiện cảm – đồng thời nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ. Hãy chuẩn hóa thành quy trình 3 cấp và lưu template để đội ngũ dùng thống nhất.
#prompt #chatgpt #email #billing #collections #productivity #yeucigar #promptlibrary
Bài viết thuộc chuyên mục Thư viện Prompt AI của YeuCigar.com – nền tảng chia sẻ kiến thức và công cụ sáng tạo dành cho người Việt.
